La procrastinación, la pereza, dejar las cosas para luego o la acumulación de tareas. Desde el estudiante joven, al universitario, trabajador autónomo o currante de empresa… y qué decir de los papás, que tienen que organizarse ellos y a sus hijos.
La vida se ha vuelto frenética y cada vez más ajetreada para todos, y organizar las tareas nos ayuda a ser más productivos y eficientes. Realizar lo que tenemos que hacer a lo largo del día con menos esfuerzo y más determinación, porque todo está planificado.
Para organizar nuestras tareas podemos servirnos de hábitos y costumbres, de elementos físicos que podemos tocar con las manos (aunque también perder, dejar olvidados, etc.) y herramientas digitales.
Si quieres añadir un poco de orden a tu vida, o ser más productivo, llevando a cabo todo lo que tienes que hacer de una forma sencilla y armónica, sigue leyendo estos fabulosos consejos para organizar tus tareas.
Aplicaciones de móvil para organizar tareas
Es posible que sigas el método KonMari de Marie Kondo y popularizado en su libro ‘La magia del orden’ para doblar la ropa. Que tu agenda rebose de notas, flechas, círculos, post-it y demás.
Pero tú y yo sabemos, que la mejor forma de mantenerse 100% organizado en tu vida, son con las aplicaciones de móvil para organizar tareas.
Piénsalo. ¿Qué tienes a mano en el baño, cuando estás haciendo la compra, en el trabajo o cuando vas en transporte público?
La respuesta siempre es la misma, el móvil o smartphone. Con él nos conectamos a la vida, compramos, nos divertimos, nos informamos, jugamos y nos comunicamos.
Las aplicaciones de móvil para organizar tareas son perfectas porque siempre están a mano para actualizarlas, consultarlas o añadir nuevas tareas.
Y estas son las mejores:
Trello
Trello es una aplicación colaborativa para llevar a cabo proyectos en equipo a través de tarjetas de notas, listas y tableros.
Puedes agregar comentarios, archivos adjuntos, fechas de vencimiento y mucho más directamente a las tarjetas. Además, se integra con todas las plataformas y te permite actualizar las tarjetas en vivo. Precio: Es gratis para hasta 10 tableros de equipo. Los planes premium comienzan en 5 dólares por usuario al mes.
24me
24me es una aplicación de asistente virtual. Está disponible para iOS y Android, con opciones de niveles que incluyen una prueba gratuita y suscripciones mensuales o anuales (alrededor de $5,99 o $35,99 respectivamente, aunque ambos tienen descuentos frecuentemente). Se integra con Apple Watches y Siri, por lo que literalmente puedes decirle lo que quieres que recuerde.
La barra de herramientas superior le permite cambiar entre el calendario, la lista de tareas, notas y notificaciones. Puedes configurar recordatorios, así como la función 'regañar' para seguir notificándote sobre algo que estás posponiendo. Otras funciones útiles incluyen pestañas de colores para organizar tu lista de tareas, una función del clima, captura de video y voz entre otras muchas cosas.
Todoist
Disponible en iOS y Android, Todoist es una herramienta organizativa visualmente reducida que ofrece una gran flexibilidad y personalización. Es esencialmente un organizador de listas de tareas pendientes con una función de calendario
Google Calendar
La mejor aplicación de organización de tareas gratuita. La gran fortaleza de Google Calendar es que es una aplicación basada en la nube que puede sincronizarse a través de todos tus dispositivos, si inicias sesión en una cuenta de Google.
Esto significa que no importa si estás en tu Pc o con tu móvil, puedes tener el mismo calendario disponible y también las notificaciones. Incluso en tu smartwatch puedes recibir una notificación de alguna reunión o tarea pendiente gracias a Google Calendar.
Programas para organizar tareas
LeaderTask
¿Necesitas administrar el tiempo de otras personas también? LeaderTask es ideal para esto. Con un diseño limpio y moderno, te muestra tus tareas diarias hasta que las tachas de la lista.
Te da la opción de marcar un proyecto como urgente o usar la aplicación con un grupo de personas asignando tareas a cada miembro que haya iniciado sesión. Por eso es la herramienta perfecta para administrar empleados.
El software pone énfasis en los objetivos a largo plazo, mientras que el calendario ayuda a estar al tanto de las tareas del día a día. Puedes incluir cumpleaños y días festivos, pero este programa está bastante enfocado en el trabajo.
La versión de escritorio de este software también se puede guardar en una memoria USB u otro dispositivo de almacenamiento para que puedas acceder a él en el trabajo, en casa o en tu Smartphone.
ClickUp
ClickUp tiene todas las funciones que necesita para disparar tu productividad y te permite administrar cualquier tarea sin problemas. Además, es muy sencillo de utilizar.
También vas a poder guardar cualquier lista de tareas como una plantilla para agregarla instantáneamente a proyectos futuros.
Incluso puedes configurar tareas periódicas para tus proyectos o editar el intervalo de tiempo entre cada tarea recurrente para personalizar la frecuencia con la que aparecen.
Te ayudará a priorizar las tareas para completar proyectos. Y con su sistema simple codificado por colores, tu equipo no tendrá dificultades para identificar qué tareas priorizar y cuáles restar importancia.
ClickUp admite integraciones con tus aplicaciones y herramientas de colaboración favoritas como Slack, Gmail, Zoom, Outlook, Google Drive y muchas más. Tiene versión Free y versión Premium a partir de 5 dólares por usuario/mes.
Any.do
Esta es una aplicación de lista de tareas y gestión del tiempo muy interesante. Any.do etiqueta elementos como hoy, mañana y futuro, lo que te brinda una descripción general rápida de la prioridad en las tareas que debes completar.
A diferencia de otro software de gestión de proyectos o tareas, Any.do también tiene un calendario intuitivo para ayudarte a ver cómo encajan tus eventos y tareas. Esta solución de gestión de tareas también puede organizar tareas y filtrar tu flujo de trabajo por fecha de vencimiento o categoría.
No tiene versión gratuita, pero su precio es solo de 2.99 dólares al mes por usuario.
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Organizar tus tareas con Google
Google Tasks es el administrador de tareas de Google. Se trata de una aplicación sencilla que te permite hacer una cosa: mantener al día tus listas de tareas.
Pero no solo eso, además, Tasks tiene un par de alicientes realmente interesantes bajo la manga.
Después de todo, esto es Google, por lo que la integración en tu cuenta de Google es clave.
Gracias a los diferentes sistemas operativos que Google tiene en el mercado, puedes tener conectados diferentes dispositivos y poder consultar tus tareas, reuniones o archivos desde cualquiera de ellos. Ocurre con los móviles y tablets Android y con los portátiles Chromebook, que usar sistemas operativos de Google y permiten una conexión compartida entre todos ellos. Así es más fácil estar al tanto de todos los eventos, reuniones y tareas.
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Organizar tus tareas con Windows
En Windows, tendrás varias aplicaciones compatibles que podrás escoger como tu organizador de tareas favorito. Hay para todos los gustos, como Todoist: Lo mejor para los usuarios de Windows que quieren sincronizar con cualquier otra plataforma.
Por otro lado, está Microsoft To-Do, mejor para los usuarios avanzados, o TickTick: La mejor para combinar la simplicidad con la potencia. También está Nozbe, la mejor aplicación GTD multiplataforma con funciones de colaboración y Todotxt.net: La mejor lista de tareas basada en texto para Windows.
Tanto Windows 10 como el nuevo Windows 11 incluyen diferentes aplicaciones que te ayudan a organizar las tareas, poder ver escritorios muchos más ordenador y que la armonía luzca en tus equipos. Además, está Teams, usado por una gran cantidad de compañías actualmente.
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Las mejores aplicaciones para la organización de tareas
En el mercado de las aplicaciones móviles encontrarás muchas que su principal función es ayudarte en la organización.
Wunderlist, que permite crear notas y compartirlas, muy útil para los trabajos en grupo; Google Keep, que te permite crear tareas, listas, ideas pendientes y recordatorios con notas, imágenes o audios, compartirlas y revisarlas en cualquier dispositivo.
Luego está las que añaden la gamificación, como Habitica, una app que trata tu vida como un juego de rol: cuando creas tareas y las realizas correctamente te premia con puntos –especialmente si son saludables, como hacer deporte–, y si no cumples los plazos te los quita. Una buena manera de motivarse para realizar todo a tiempo.
Las familias ocupadas que buscan la herramienta de programación perfecta podrían beneficiarse al compartir un calendario de Google simple (que es completamente gratuito) y las personas que dirigen negocios pueden preferir usar algo como LeaderTask, que le permite administrar múltiples horarios.
Cualquiera hoy en día puede salir beneficiado de tener un organizador de tareas en su vida. Si es digital, será mucho más sencillo llevarlo encima y actualizarlo en vivo.
Esperamos que, con estas recomendaciones, puedas ser a partir de ahora, una persona mucho más organizada, eficiente y feliz.